Delegeren betekent dat je bepaalde taken bij je teamleden neerlegt. Delegeren zorgt ervoor dat je meer focus houdt op wat bij jouw leidinggevende rol hoort. Maar delegeren is iets anders dan taken over de schutting gooien. Om effectief te delegeren moet je je aan bepaalde spelregels houden. Hieronder vijf tips om succesvol te delegeren die we bij FocusXL vaak meegeven aan deelnemers in onze ontwikkeltrajecten.
Vijf tips om succesvol te delegeren
Tip 1: Maak jezelf misbaar
Met name beginnende managers hebben last van een schuldgevoel als ze steeds minder gaan doen. “Straks vinden m’n teamleden me nog lui.” Maar weet: NEE zeggen tegen het ene, is JA zeggen tegen het andere. Dat betekent dat heel helder moet zijn wat er wel en niet tot je taken en verantwoordelijkheden behoort. Stem dit uiteraard ook af met je eigen leidinggevende. Deel dit met je team en leg ook uit waarom dit de beste manier is.
Tip 2: Stimuleer het oplossingsvermogen
Stap niet in de valkuil dat jij altijd degene bent die de oplossing bedenkt voor uitdagingen waar het team voorstaat. Voor je het weet ben je veel tijd kwijt aan micro-managen. Je moet stimuleren dat jouw teamleden proactief met ideeën en oplossingen komen.
Een voorbeeld: ga experimenten met JA/NEE vragen. Teamleden mogen alleen met vragen bij je komen waar jij JA of NEE op kunt antwoorden (of WEET NIET, als je nog niet alle informatie hebt). Wat je hiermee stimuleert, is dat collega’s zelf en tijdig gaan nadenken over mogelijke oplossingen en scenario’s. Het voorkomt dat jij steeds maar weer die aap je op schouder hebt zitten.
Tip 3: Hou de emotionele bankrekening positief
Succesvol delegeren betekent ook dat je je collega’s soms beloont. Individueel en als team. Het gaat in de eerste plaats om mentale beloning. Denk dan aan een gemeend compliment, oprechte aandacht, een uurtje eerder vrij op de verjaardag van een kind of – het lijkt een no-brainer – jouw afspraken nakomen. Deze emotionele bankrekening – afkomstig van Stephen Covey – moet een positief saldo hebben. Het is de basis voor optimale samenwerking.
Tip 4: Ken de drijfveren en talenten van je teamleden
Ieder mens is uniek. Wie bekend is met bijvoorbeeld DISC of TMA (Talent Motivatie Analyse), weet dat we allemaal een eigen gebruiksaanwijzing hebben. Waar de ene collega met gretigheid een nieuwe werkmethode oppakt, wil de ander graag alles laten zoals het is. En waar de een met een globale taakomschrijving uit de voeten kan, voelt de ander zich pas comfortabel bij een gedetailleerde uitleg. Heb dus oog voor de unieke handleiding van elk teamlid en maak daar bij het delegeren gebruik van maken.
Tip 5: Evalueer gedelegeerde taken
Als je taken hebt overdragen, moet je natuurlijk wel controleren hoe ze uiteindelijk zijn uitgevoerd. Hoe en hoe vaak je dit doet, bepaal je zelf. Het moet passen bij het ‘ritme’ en de processen van de organisatie. Hou ook de taakvolwassenheid van je teamleden in de gaten. Zij die al langer in hun functie zitten en/of bij de organisatie werken, zijn taakvolwassener. Zij hebben minder controle en sturing nodig dan medewerkers die net begonnen zijn.
Delegeren kun je leren. Daar geloven wij in. Succes met het toepassen van de tips!
Praktisch leidinggeven
Vaak zijn leidinggevenden in hun functie ‘gegroeid’. Maar dat betekent niet dat ze alle competenties hebben om een succesvol leidinggevende te zijn. Dát is waaraan we gaan werken in deze praktische training. Meer weten? Neem contact op met Ivo Duchateau.