Zie jij ook soms op tegen vergaderingen? Erger je je wel eens aan collega’s tijdens een vergadering? Je kunt er wat aan doen, want effectief vergaderen is vaak makkelijker dan je denkt.
Herken je dit bij vergaderingen?
- Collega’s verschijnen te laat
- De vergadering loopt (soms gierend) uit.
- Je vraagt je af: “Waarom zit ik hier?”
- Er worden zaken besproken die je ook had kunnen lezen
- De vergadering sluit af zonder resultaat
Wees gerust… Het zijn problemen waarmee alle organisaties te maken hebben, ook de meest succesvolle ter wereld. Elon Musk van Tesla stuurt mensen die zich vervelen de vergadering uit. En Jeff Bezos van Amazon plant standaard een half uur ‘inleestijd’ bij het begin van een vergadering.
Hieronder 5 tips om méér rendement uit de vergaderingen in jouw organisatie te halen. En om ze wat meer op te ‘spicen’.
Effectief vergaderen 5 tips:
Tip 1: Verstrek vooraf een agenda
Hoe moeten mensen weten of ze bij de vergadering aanwezig moeten zijn als ze niet weten waar het over gaat? Zonder een agenda kunnen deelnemers tijdens een vergadering denken: wat doe ik in hemelsnaam hier? Grote kans dat mensen dan afhaken. Of hun mail en sociale media gaan checken. Deel dus altijd vooraf een agenda. Een agenda geeft structuur waar deelnemers op terug kunnen vallen. Het maken van een goede agenda vraagt overigens om aandacht. Vraag de deelnemers zeker 1,5 week van tevoren hun (eventuele) agendapunten aan te leveren. Zo kan er een agenda gemaakt worden met punten die op elkaar aansluiten en waar voldoende tijd gereserveerd is voor elk punt.
Tip 2: Hou het kort – maximaal 1,5 uur
Uit onderzoeken is bekend dat wij maximaal 90 minuten lang topprestaties kunnen blijven leveren. In onze optiek mag een vergadering dus nooit langer dan 1,5 uur duren. Als een langere vergadering écht noodzakelijk is, varieer dan met verschillende werkvormen, wissel dan van voorzitters en las (extra) pauzes in. En parkeer echt heikele kwesties – waar je niet vlot uit gaat komen – voor een volgend overleg.
Tip 3: Zorg voor strak voorzitterschap
Iedere vergadering is gediend met goed leiderschap. Neem deze rol serieus en wijs iemand aan die vanuit deze rol het team faciliteert en leidt door de vergadering. Een goede voorzitter staat in dienst van het team. En durf streng te zijn! Bijvoorbeeld door laatkomers niet te belonen (dus geen: “We wachten nog even tot … er is.”). Een goede voorzitter houdt grip op de agenda en tijd.
Tip 4: Leg uitkomsten vast
Hoog in de lijst van vergaderergernissen staat de vergadering waar niks wordt vastgelegd. Dan is vergaderen wel heel erg vrijblijvend! Zorg dat wat besproken en afgesproken is, kort en duidelijk vastgelegd wordt – zoveel mogelijk met deadlines, namen en rugnummers. Dit om misverstanden te voorkomen.
Tip 5: Begrijp elkaar beter met DISC
Het DISC model leert je alles over je eigen communicatiestijl, hoe die overkomt op anderen en hoe jij slim om kunt gaan met andere stijlen. In DISC bestaan 4 hoofdstijlen met elk hun eigen kwaliteiten en valkuilen. DISC geeft teamleden meer inzicht in elkaar, zodat men beter gaat samenwerken en omgaat met conflicten. Ook superhandig tijdens vergaderingen dus. FocusXL gebruikt DISC vaak in haar trainingen. Wil je meer over DISC weten, neem dan contact met ons op.
Kun je naast deze tips nog meer hulp gebruiken tijdens jouw vergaderingen?
Volg dan onze training Effectief Vergaderen: https://www.focusxl.nl/trainingen/effectief-vergaderen/