Effectief vergaderen. Zo tackel je vergaderfrustraties

 

Het is geen uitzondering… De hele dag in overleg en ondertussen loopt je mailbox overvol. Je hebt amper tijd om de actielijst uit te werken, laat staan af te handelen. “Dat doe ik vaak ‘s avonds, om de achterstand beperkt te houden” is wat wij regelmatig horen van deelnemers. Dat kan anders! In dit artikel leer je hoe jij tijd kunt winnen én de kwaliteit van vergaderingen kunt verbeteren.

Denk vanuit toegevoegde waarde
Staat jouw agenda overvol met overleggen? Vraag je dan af of een vergadering hét communicatiemiddel is om het doel te bereiken. Maak een overzicht van de vergaderingen die je structureel bijwoont. Zet ook de tijdsduur erachter. Bepaal dan of je een belangrijke bijdrage levert of noodzakelijke input ophaalt (Nice to know vs. Need to know). Wees kritisch, jouw tijd is kostbaar. Met dit overzicht zie je direct hoeveel tijd het je oplevert als je alleen kiest voor die vergaderingen die er écht toe doen voor jou.

Onderzoek alternatieven
Bespreek met elkaar welke alternatieven er zijn. Bijvoorbeeld MS Teams heeft naast de vergaderfunctie veel andere gouden tools om elkaar te informeren die bergen mails vervangen. Is vergaderen toch ‘the way to go’ en is er een wereld te winnen? Hieronder drie tips om effectiever te vergaderen.

Tip 1: Kies het beste moment
Bepaal met elkaar wat het ideale moment is. Meestal kunnen we de eerste uren van de werkdag het beste focussen. Reserveer op die momenten geen overleg in zodat iedereen kan vlammen voor die klussen waarbij de meeste concentratie nodig is. Experimenteer eens met staand vergaderen en door 50% minder tijd in te plannen. Het dwingt je concreet en to the point te zijn.

Tip 2: Goede voorbereiding is goud waard
Door op tijd een heldere agenda met duidelijke beslispunten te verspreiden weten deelnemers wat er van ze verwacht wordt en is het als voorzitter makkelijker regie te houden.

Tip 3: Focus op invloed
Veel tijd in vergaderingen gaat verloren door te praten over zaken die een gegeven
zijn. Interessanter is het om te kijken hoe je met die zaken kunt omgaan en om je te focussen op datgene waar je controle over hebt of waar je invloed op kunt uitoefenen.

 

Slimmer samenwerken doe je zo

Na onze trainingen Effectief vergaderen’ en ‘Meer verbinding in de samenwerking hebben jij en jouw team de vaardigheden, inzichten én structuur om nóg effectiever samen te werken. Ben je benieuwd hoe jij vergader- en mailfrustraties kunt tackelen? Neem gerust contact op met ontwikkelspecialist Margaret Vos.

X