Zijn er taken of acties op je werk die je al tijden vooruit blijft schuiven? Die weliswaar belangrijk zijn voor jouw werkdoelen, maar waar je je maar niet toe aan weet te zetten?
Wat is de reden dat dit gebeurt? Wanneer wij dit vragen, krijgen we vaak één van de volgende antwoorden:
A. “Ik heb er geen zin in”
B. “Ik heb er wel zin in, maar geen tijd voor”
C. “Ik heb wel tijd voor, maar vind het lastig ermee te starten”
Welk antwoord past bij jou?
Bij antwoord A is er sprake van een motivatieprobleem. Bij antwoord B heb je wellicht een probleem in jouw werkorganisatie. Als het antwoord C is, dan heeft het vaak te maken met de wijze waarop de taak is geformuleerd. Denk aan omschrijvingen als: ‘Nieuwe marketingplan schrijven’, ‘Actuele functieprofielen beschrijven’, ‘Verbeterplan maken voor de afdeling’ of ‘Shortlist met productinnovatiekansen maken’.
Taak of project?
Dit soort taakomschrijvingen zijn te generiek voor het werk dat ermee gemoeid is. Zo’n taak is eigenlijk een project dat bestaat uit meerdere deeltaken. De oplossing? Werk jouw taak of project uit in concrete, helder omschreven deeltaken die je relatief vlot kunt volbrengen. Deze plan je realistisch in de tijd door te bepalen wanneer je de taak wilt afronden. Als er actie van een collega gevraagd is, dan zorg je in afstemming dat dit ook op zijn of haar werkvoorraad komt te staan.
Eerste actie zorgt voor beweging
Bij elke projecttaak weet je exact wat je te doen staat. De eerste actie kost je weinig tijd, dus de drempel om te beginnen is laag. Bijvoorbeeld: de eerste actie die bij het project ‘Nieuwe marketingplan’ hoort, is: ‘Inhoudsopgave opstellen’. Een klusje dat hooguit een half uurtje werk kost. Daarna kun je die taak afvinken… dat voelt lekker!
Het voordeel? Jouw eerste actie heeft je in beweging gebracht op weg naar het doel. De drempel om de tweede actie op te pakken is daarmee klein, want je bent al op gang met je project.
New Time Management
Tijd over houden op je werk. Niet door harder, maar slimmer te werken. De focus houden op de dingen die er voor jou écht toe doen. Je taken in alle rust wegwerken, met een helder hoofd. Elke dag je inbox in Outlook leeg. Het lukt je als je de inzichten en technieken toepast uit onze training New Time Management. Meer weten? Neem contact op met Ivo Duchateau